Scheinselbständigkeit bei IT-Freelancern – ein unterschätztes Risiko für Unternehmen

Einleitung

Die Nachfrage nach „IT auf Abruf“ wächst stetig. Viele Unternehmen arbeiten deshalb mit Freelancern oder externen IT‑Spezialisten zusammen. Auf den ersten Blick scheint das rechtlich unproblematisch zu sein: Der Freelancer hat ein Gewerbe angemeldet, stellt Rechnungen und es wurde kein Arbeitsvertrag abgeschlossen.

In der Praxis kann diese Zusammenarbeit jedoch erhebliche Risiken bergen. Immer häufiger geraten die Vertragsverhältnisse zwischen IT-Unternehmen und angeblich selbstständigen Freelancern bei Prüfungen der Deutsche Rentenversicherung und andere Behörden ins Visier. Dabei wird überprüft, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt oder faktisch ein verdecktes Arbeitsverhältnis (Scheinselbsständigkeit) besteht. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, kann dies für Unternehmen und Freelancer erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben.

Was ist drin für mich als Unternehmen?

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wann ein IT‑Freelancer rechtlich als Arbeitnehmer gelten kann 
• welche Kriterien bei der Prüfung einer Scheinselbstständigkeit entscheidend sind 
• welche typischen Irrtümer Unternehmen teuer zu stehen kommen können 
• wie Sie Ihre Zusammenarbeit mit Freelancern rechtssicher gestalten können

Kurz erklärt: Wann liegt Scheinselbstständigkeit vor?

Ob eine Person selbstständig oder als Arbeitnehmer tätig ist, beurteilen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht anhand denselben zwei Kernkriterien:

1. Ist die Person in die Organisation des Unternehmens eingebunden?
2. Wer bestimmt Zeit, Ort und Art der Tätigkeit (Weisungsrecht)?

Die Einordnung erfolgt jedoch nicht anhand einzelner Kriterien, sondern immer im Rahmen einer Gesamtbetrachtung aller Umstände. Entscheidend ist nicht was die Parteien vertraglich vereinbart haben, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Die Rechtsprechung hat dabei bestimmte Indizien und Merkmale zur Frage zur Einordnung eines Vertragsverhältnisses herausgearbeitet. Typische Merkmale, die auf Scheinselbstständigkeit hindeuten:

• Eingliederung in die Betriebsorganisation des Auftraggebers (z. B. feste Arbeitszeiten, Nutzung betrieblicher Räume oder IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des Auftraggebers)
• Weisungsgebundenheit hinsichtlich Zeit, Ort und Art der Tätigkeit
• Kein eigenes unternehmerisches Risiko, etwa durch festes Honorar unabhängig vom Ergebnis
• Regelmäßige Kontroll- oder Berichtspflichten sowie Teilnahme an internen Meetings
• Tätigkeit ausschließlich oder überwiegend für einen einzigen Auftraggeber
• Keine eigene Betriebsstätte oder Betriebsmittel
• Kein eigenständiger Marktauftritt gegenüber Dritten
• Wettbewerbsverbote oder vertragliche Einschränkungen beim Einsatz von Subunternehmern

Praxisbeispiel

Ein IT‑Freelancer arbeitet seit zwei Jahren ausschließlich für ein Softwareunternehmen. Er erhält eine monatliche Pauschalvergütung, nutzt die Büroräume und Geräte des Unternehmens und nimmt regelmäßig an internen Meetings teil. Zudem darf er laut Vertrag nicht für Konkurrenzunternehmen tätig werden.

Obwohl der Vertrag als „freie Mitarbeit“ bezeichnet ist, entspricht die tatsächliche Zusammenarbeit weitgehend der eines angestellten Mitarbeiters. In einer solchen Konstellation spricht vieles dafür, dass eine Scheinselbstständigkeit vorliegt.

Typische Irrtümer in Unternehmen

In der Praxis begegnen wir immer wieder denselben Irrtümern, die im Ernstfall teuer werden können:

Irrtum 1: „Wir haben doch einen Dienstleistungsvertrag.“
Die bloße Bezeichnung eines Vertrags als „Freelancer-Vertrag“ oder „Dienstleistungsvertrag“ ist rechtlich unerheblich. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit im Alltag tatsächlich gelebt wird.

Irrtum 2: „Ich habe ein Gewerbe angemeldet und stelle Rechnungen mit Umsatzsteuer.“
Auch Gewerbeanmeldung und Rechnungsstellung belegen für sich genommen keine Selbstständigkeit. Diese Faktoren können zwar berücksichtigt werden, sind aber allein nicht ausschlaggebend.

Irrtum 3: „Das Finanzamt hat nie etwas beanstandet.“
Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilungen erfolgen unabhängig voneinander. Eine unauffällige Betriebsprüfung des zuständigen Finanzamtes bedeutet nicht, dass die Sozialversicherungsträger das Auftragsverhältnis nicht anders beurteilen.

Irrtum 4: „Das betrifft nur den Freelancer.“
Auftraggeber haften als Gesamtschuldner für rückständige Sozialversicherungsbeiträge. In der Praxis trägt regelmäßig der Auftraggeber die Gesamtlast, wenn Beiträge schuldhaft nicht abgeführt wurden.

Welche Risiken drohen Unternehmen?

Wird Scheinselbstständigkeit festgestellt, können unter anderem folgende Konsequenzen eintreten:

• Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen für mehrere Jahre,
• Säumniszuschläge von bis zu 12 %  des rückständigen Betrags pro Jahr 
• Bußgelder und sogar strafrechtliche Konsequenzen
• arbeitsrechtliche Ansprüche des vermeintlichen Freelancers als Arbeitnehmer

Was sollten Unternehmen konkret tun?

Unternehmen sollten insbesondere folgende Punkte beachten:

• Verträge so gestalten, dass Auftragnehmer weitgehende Freiheiten hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort und Durchführung ihrer Tätigkeit haben – Freiheiten, die vergleichbare Arbeitnehmer typischerweise nicht besitzen.
• Eine feste organisatorische Eingliederung in betriebliche Abläufe vermeiden.
• Selbstständige müssen ein eigenes unternehmerisches Risiko tragen und sollten für mehrere Auftraggeber tätig sein.
• Anstoßen eines Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund, um frühzeitig Rechtssicherheit zu schaffen.

Empfehlungen für Freelancer

Auch Selbstständige sollten prüfen, ob ihre Tätigkeit tatsächlich die Merkmale einer selbstständigen Tätigkeit erfüllt.

Sinnvolle Maßnahmen können sein:

• Tätigkeit für mehrere Auftraggeber oder zeitliche Befristung, soweit nur für einen Auftraggeber gearbeitet wird, 
• eigener Marktauftritt (Website, Marketing etc.) zur Neukundengewinnung
• eigene Betriebsmittel und eigenes unternehmerisches Risiko durch Einsatz dieser Betriebsmittel
• Dokumentation verschiedener Projekte

Best Practice

Viele Risiken entstehen nicht durch den Vertragsinhalt selbst, sondern durch die tatsächliche Zusammenarbeit im Alltag. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig überprüfen, ob Freelancer faktisch wie Mitarbeiter eingesetzt werden. Das freiwillige Statusfeststellungsverfahren kann von Auftragnehmern und Auftraggebern gemeinsam oder einzeln beantragt werden. Es bietet beiden Seiten die Möglichkeit, frühzeitig verbindliche Rechtssicherheit zu erhalten – idealerweise vor Beginn der Zusammenarbeit.

Fazit

Die Scheinselbstständigkeit gehört zu den meistunterschätzten Risiken bei der Zusammenarbeit mit IT‑Freelancern. Verschärft wird dies zudem durch die neueste Rechtsprechung des Bundessozialgerichts, wonach selbst durch Vorschaltung einer Kapitalgesellschaft der Gesellschafter-Geschäftsführer bei höchstpersönlicher Leistungserbringung als Arbeitnehmer behandelt werden kann. Grundsätzlich kann daher nahezu jeder Auftragnehmer in den Fokus einer entsprechenden Prüfung geraten.

Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihre Vertragsgestaltung und die tatsächliche Zusammenarbeit rechtlich tragfähig sind.

Wann rechtlicher Rat sinnvoll ist

Eine rechtliche Prüfung empfiehlt sich insbesondere,

• wenn Freelancer langfristig in Projekte eingebunden werden sollen,
• wenn Freelancer stärker in das unternehmensseitige Team eingebunden werden soll oder wenn Arbeitsabläufe durch den Freelancer berücksichtigt werden müssen,
• wenn Freelancer überwiegend für ein Unternehmen tätig sind und dies fast die gesamte persönliche Arbeitsleistung erfordert,
• wenn bereits begründete Zweifel an der rechtlichen Einordnung bestehen
• oder wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wurde und zu befürchten ist, dass ein Vertragsverhältnis als Scheinselbstständigkeit angesehen werden könnte – in diesem Fall kann eine Abwehrberatung sinnvoll sein.