Einleitung: Warum das Thema gerade zum Jahresende wichtig wird
Zum Jahresende lohnt sich für Unternehmen ein genauer Blick auf offene Forderungen. Mit Ablauf des 31.12. kann für bestimmte Ansprüche die Verjährungsfrist eintreten. Der Anspruch besteht dann zwar grundsätzlich weiterhin. Beruft sich der Schuldner jedoch auf die Verjährung, ist er nach § 214 Abs. 1 BGB berechtigt, die Leistung zu verweigern.
Besonders problematisch ist die Annahme, bereits eine Mahnung oder wiederholte Zahlungsaufforderungen würden ausreichen, um die Verjährung aufzuhalten. Das ist regelmäßig nicht der Fall.
Wer sich allein darauf verlässt und erst kurz vor Jahresende feststellt, dass eine Forderung zu verjähren droht, riskiert daher, einen an sich berechtigten Anspruch nicht mehr erfolgreich durchsetzen zu können.
Entscheidend ist deshalb, Folgendes rechtzeitig zu klären:
Welche Forderungen sind von einer Verjährung zum Jahresende betroffen? Wann läuft die jeweilige Frist ab? Und welche Maßnahmen können den Eintritt der Verjährung tatsächlich verhindern bzw. sie zumindest temporär hemmen?
Was ist für Unternehmen drin?
Offene Forderungen sind in aller Regel nicht nur eine Frage der Buchhaltung, sondern vor allem auch des richtigen Zeitpunkts.
Ein gut strukturiertes Forderungsmanagement sollte deshalb nicht allein erfassen, ob eine Rechnung noch offen ist, sondern auch, wann der zugrunde liegende Anspruch verjähren wird.
Dieser Beitrag soll Ihnen eine praktische Orientierung für die Kontrolle offener Forderungen Richtung Jahresende geben. Er informiert darüber, warum Mahnungen allein regelmäßig nicht ausreichen, welche Maßnahmen zu einer Hemmung oder einem Neubeginn der Verjährung führen können und welche Fehler Unternehmen unbedingt vermeiden sollten.
Gerade bei älteren oder bereits länger streitigen Forderungen kann ein solcher Check verhindern, dass Ansprüche allein aufgrund des Zeitablaufs faktisch nicht mehr durchsetzbar sind.
Kurz erklärt: Wie funktioniert Verjährung?
Die grundlegenden Regelungen zur Verjährung finden sich in den §§ 194 ff. BGB. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt hier drei Jahre.
Nach § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Sie beginnt jedoch nicht automatisch mit dem Rechnungsdatum.
Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt sie grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem
- der Anspruch entstanden ist und
- der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.
Das führt dazu, dass die regelmäßige Verjährung häufig mit Ablauf eines 31.12. des jeweiligen Jahres eintritt.
Beispiel: Ist ein Anspruch im Laufe des Jahres 2023 entstanden und lagen auch die weiteren Voraussetzungen des § 199 Abs. 1 BGB bereits 2023 vor, beginnt die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist grundsätzlich mit Ablauf des Jahres 2023. Ohne zwischenzeitliche Hemmung oder Neubeginn tritt Verjährung mit Ablauf des 31.12.2026 ein.
Allerdings gilt nicht für jeden Anspruch die regelmäßige dreijährige Frist. Das Gesetz sieht für bestimmte Ansprüche andere Verjährungsfristen vor. Beispielsweise verjähren rechtskräftig festgestellte Ansprüche grundsätzlich erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).
Eine Mahnung oder einfache Zahlungsaufforderung hemmt die Verjährung nicht.
Das gilt auch dann, wenn der Schuldner mehrfach angeschrieben oder eine „letzte Mahnung“ versandt wird. Läuft die Verjährungsfrist währenddessen weiter, kann der Anspruch trotz laufendem Austausch verjähren.
Etwas anderes kann beispielsweise gelten, wenn zwischen Gläubiger und Schuldner tatsächlich Verhandlungen über den Anspruch oder die anspruchsbegründenden Umstände geführt werden. Während solcher Verhandlungen ist die Verjährung nach § 203 BGB gehemmt. Ob bereits Verhandlungen im rechtlichen Sinne vorliegen, sollte allerdings nicht vorschnell angenommen werden. Eine einseitige Zahlungsaufforderung genügt dafür regelmäßig nicht.
Hemmung und Neubeginn sind nicht dasselbe
Bei der Verjährung muss zudem zwischen Hemmung und Neubeginn unterschieden werden.
Bei einer Hemmung wird der Zeitraum, während dessen die Verjährung gehemmt ist, nach § 209 BGB nicht in die Verjährungsfrist eingerechnet. Es wird sozusagen die laufende Frist für einen bestimmten Zeitraum „angehalten oder pausiert“.
Praxisrelevante Fälle sind insbesondere Verhandlungen zwischen den Parteien (§ 203 BGB) und bestimmte Maßnahmen der Rechtsverfolgung nach § 204 BGB. Zu diesen Maßnahmen gehören insbesondere die Erhebung einer Klage sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im gerichtlichen Mahnverfahren.
Davon zu unterscheiden ist der Neubeginn der Verjährung nach § 212 BGB. Dieser kann beispielsweise eintreten, wenn der Schuldner den Anspruch durch eine Teilzahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder in anderer Weise anerkennt. In diesem Fall beginnt die maßgebliche Verjährungsfrist grundsätzlich erneut zu laufen.
Typische Fehler im Unternehmen
In der Praxis entstehen Verjährungsprobleme häufig nicht deshalb, weil eine Forderung vollständig vergessen wird. Vielmehr entsteht durch laufende Mahnungen und anderweitigen Austausch mit dem Schuldner schnell der Eindruck, bereits ausreichend tätig geworden zu sein.
Typische Fehler sind insbesondere:
- Es werden mehrfach Mahnungen verschickt, ohne die Verjährungsfrist gesondert zu prüfen.
- Rechnungsdatum, Fälligkeit und Beginn der Verjährungsfrist werden gleichgesetzt.
- Laufende Gespräche mit dem Schuldner werden automatisch als verjährungshemmende „Verhandlungen“ angesehen.
- Mit der Beantragung eines Mahnbescheids oder der Klageerhebung wird bis zu den letzten Tagen des Jahres gewartet.
- Es wird nicht überprüft, ob für den konkreten Anspruch eine besondere Verjährungsfrist gilt.
- Teilzahlungen oder sonstige Erklärungen des Schuldners werden nicht daraufhin geprüft, ob darin möglicherweise ein Anerkenntnis und damit ein Neubeginn der Verjährung liegt.
Gerade bei größeren Forderungssachen empfiehlt es sich daher, verjährungsgefährdete Forderungen gesondert zu kennzeichnen und frühzeitig zu bearbeiten.
Praxisbeispiel: Die Mahnung am 20. Dezember
Ein Unternehmen hat gegen einen Kunden eine noch offene Forderung aus dem Jahr 2023. Die Voraussetzungen für den Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist lagen bereits im Jahr 2023 vor. Ohne weitere Besonderheiten droht daher mit Ablauf des 31.12.2026 die Verjährung.
Am 20. Dezember 2026 versendet das Unternehmen eine letzte Zahlungsaufforderung und setzt dem Kunden eine Zahlungsfrist bis zum 30. Dezember.
Der Kunde reagiert nicht.
Die Mahnung allein verhindert die Verjährung, wie bereits oben beschrieben, nicht. Erfolgt keine wirklich verjährungshemmende Maßnahme, kann der Anspruch grundsätzlich mit Ablauf des 31.12.2026 verjähren.
In Betracht kommt beispielsweise die rechtzeitige Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB wird die Verjährung durch die Zustellung des Mahnbescheids gehemmt.
Dabei gibt es eine wichtige Besonderheit: Erfolgt die Zustellung des Mahnbescheids erst nach Ablauf der Verjährungsfrist, kann die Hemmungswirkung nach § 167 ZPO auf den Zeitpunkt des Eingangs des Antrags bei Gericht zurückwirken, wenn die Zustellung „demnächst“ erfolgt.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen gefahrlos bis zum letzten Tag warten sollten. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben und vom Antragsteller zu vertretende Verzögerungen können die rechtzeitige Verjährungshemmung gefährden und möglicherweise ausschließen.
Was Unternehmen konkret tun sollten
Es ist zu empfehlen, offene Forderungen nicht erst in den letzten Dezembertagen, sondern in Ruhe etwas im Voraus zu überprüfen.
Zunächst sollte festgestellt werden, welche Forderungen noch offen sind und aus welchem Zeitraum sie stammen. Im nächsten Schritt ist für jede relevante Forderung zu prüfen, welche Verjährungsfrist gilt, wann diese begonnen hat und ob zwischenzeitlich Umstände eingetreten sind, die zu einer Hemmung oder einem Neubeginn geführt haben könnten.
Handlungsmöglichkeiten
Bei Forderungen, deren Verjährung zum Jahresende droht, sollte anschließend geklärt werden, welche Maßnahme im konkreten Fall geeignet ist. Je nach Forderung kommen beispielsweise
- Verhandlungen mit dem Schuldner,
- eine ausdrückliche Vereinbarung über den Umgang mit der Verjährung,
- ein gerichtliches Mahnverfahren, oder
- die Erhebung einer Klage
in Betracht.
Wichtig ist dabei: Je näher das Jahresende bevorsteht, desto weniger Spielraum besteht mögliche Fehler zu korrigieren.
Praxistipp der Kanzlei: Verjährungscheck frühzeitig einplanen
Unser Praxistipp lautet deshalb: Den Verjährungscheck zu einem festen Bestandteil Ihres regelmäßigen Forderungsmanagements machen.
Idealerweise werden ältere offene Forderungen bereits einige Wochen oder Monate vor Jahresende gesondert ausgewertet. Dabei sollte nicht nur das Alter der Rechnung betrachtet werden. Entscheidend ist vielmehr, welcher Anspruch zugrunde liegt, wann er entstanden ist und welche Vorgänge seitdem stattgefunden haben.
Insbesondere auch Teilzahlungen, Vergleichsgespräche und sonstige Korrespondenz mit dem Schuldner sollten sorgfältig dokumentiert werden. Solche Vorgänge können für die rechtliche Beurteilung der Verjährung entscheidend sein.
Bei größeren Forderungen sollte zudem nicht bis zum 31. Dezember mit der Einleitung gerichtlicher Schritte gewartet werden. Gerade beim gerichtlichen Mahnverfahren können fehlerhafte Angaben oder Rückfragen des Gerichts zu Verzögerungen führen.
Wann rechtlicher Rat sinnvoll ist
Nicht jede kleine offene Rechnung erfordert zwingend und unmittelbar anwaltliche Unterstützung. Bei konkret verjährungsgefährdeten oder wirtschaftlich bedeutenden Forderungen kann eine rechtzeitige rechtliche Prüfung jedoch entscheidend sein.
Das gilt insbesondere, wenn unklar ist, wann die Verjährungsfrist begonnen hat, ob eine besondere Verjährungsfrist einschlägig ist oder ob vorangegangene Verhandlungen beziehungsweise Zahlungen die Verjährung beeinflusst haben.
Auch wenn ein gerichtlicher Mahnbescheid kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist beantragt werden soll, sollte sichergestellt werden, dass der Anspruch und der Schuldner zutreffend bezeichnet werden und keine vermeidbaren Verzögerungen entstehen.
Unser Fazit: Eine offene Forderung sollte nicht deshalb aus dem Blick geraten, weil bereits mehrfach gemahnt wurde. Wer die Verjährung zum Jahresende rechtzeitig prüft und erforderliche Maßnahmen frühzeitig einleitet, kann vermeiden, dass ein berechtigter Anspruch allein aufgrund des Zeitablaufs seine praktische Durchsetzbarkeit verliert.
