Einleitung
Eine Rechnung als PDF erstellen und per E-Mail an den Geschäftskunden verschicken – was bisher in vielen Unternehmen üblich ist, wird ab 2027 nicht mehr überall ausreichen. Zum 1. Januar 2027 tritt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht in Kraft. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen für ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen.
Die E-Rechnungspflicht wurde bereits 2025 eingeführt. Während bislang Übergangsregelungen die weitere Verwendung herkömmlicher Rechnungen ermöglichen, werden diese nun schrittweise eingeschränkt. Damit müssen sich Unternehmen zunehmend auf neue Anforderungen bei der Rechnungserstellung, -verarbeitung und -archivierung einstellen.
Was ist drin für mich als Unternehmen?
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch bestehende Geschäftsabläufe und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Wer die neuen Anforderungen rechtzeitig berücksichtigt, kann Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden, unnötige Kosten reduzieren und seine internen Prozesse effizienter gestalten.
Dieser Beitrag zeigt,
- ab wann die E-Rechnung für welche Unternehmen verpflichtend wird
- welche Ausnahmen weiterhin gelten
- worauf bei der praktischen Umsetzung zu achten ist
So können Arbeitgeber und Unternehmer frühzeitig einschätzen, ob ihre bisherigen Rechnungsverfahren den gesetzlichen Anforderungen noch entsprechen.
Kurz erklärt: Worum geht es rechtlich?
Grundlage der E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, mit dem die Regelungen zur Rechnungsstellung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) neu gefasst wurden.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
| Zeitraum | Gesetzliche Regelung |
| Seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen grundsätzlich E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen |
| Ab 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich unabhängig von der Umsatzhöhe. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen |
Für die Grenze von 800.000 Euro ist im Jahr 2027 der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers aus dem Kalenderjahr 2026 maßgeblich. Betrug dieser höchstens 800.000 Euro, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze grundsätzlich noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen verwendet werden.
Eine besondere Übergangsregelung besteht bis Ende 2027 außerdem für bestimmte Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.
Was gilt überhaupt als E-Rechnung?
Nicht jede digital versendete Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Nach § 14 Abs. 1 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Anerkannte Formate sind beispielsweise:
- XRechnung: Ein strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Darstellung mit einem strukturierten Datensatz verbindet, sofern die technischen Anforderungen erfüllt sind.
Der Versand kann weiterhin per E-Mail erfolgen. Entscheidend ist nicht der Übermittlungsweg, sondern das verwendete Rechnungsformat.
Ausnahmen
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Nicht erfasst sind insbesondere Rechnungen an private Endverbraucher sowie derzeit grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Gesetzliche Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bestimmte steuerfreie Umsätze, Fahrausweise sowie Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.
Wichtig: Auch Unternehmen, die selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sind grundsätzlich bereits seit 2025 verpflichtet, solche Rechnungen empfangen zu können.
Häufige Fehler im Unternehmen
Ein häufiger Fehler besteht darin, eine herkömmliche PDF-Rechnung bereits als gesetzeskonforme E-Rechnung anzusehen. Tatsächlich kommt es darauf an, ob die erforderlichen Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinell verarbeitbaren Format vorliegen.
Auch die Bedeutung der Umsatzgrenze wird teilweise unterschätzt. Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen, können die allgemeine Übergangsregelung für 2027 nicht mehr nutzen. Wird die Umstellung erst zum Jahreswechsel begonnen, können Schwierigkeiten bei der rechtzeitigen Rechnungsstellung entstehen.
Daneben ist die ordnungsgemäße Archivierung zu beachten. E-Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG). Dabei ist mindestens der strukturierte elektronische Datensatz in seiner ursprünglichen Form zu erhalten. Die alleinige Speicherung einer lesbaren PDF-Darstellung genügt hierfür nicht.
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen erstellt seine Rechnungen bislang als PDF-Dateien und versendet diese per E-Mail an seine Geschäftskunden.
Im Jahr 2026 erzielt das Unternehmen einen Gesamtumsatz von 950.000 Euro. Damit überschreitet es die gesetzliche Grenze von 800.000 Euro und kann die allgemeine Übergangsregelung ab Januar 2027 nicht mehr in Anspruch nehmen.
Für seine inländischen B2B-Umsätze muss das Unternehmen daher grundsätzlich auf ein gesetzeskonformes E-Rechnungsformat umstellen. Der bisherige Versand einfacher PDF-Rechnungen reicht nicht mehr aus.
Stellt das Unternehmen beispielsweise auf ZUGFeRD um, können seine Kunden weiterhin eine lesbare Rechnungsansicht erhalten. Gleichzeitig enthält die Rechnung die erforderlichen strukturierten Daten für die elektronische Verarbeitung.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Umsatzgrenze prüfen: Anhand des Gesamtumsatzes 2026 feststellen, ob die Ausstellungspflicht bereits ab Januar 2027 greift.
- Rechnungssoftware überprüfen: Sicherstellen, dass gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellt, empfangen und verarbeitet werden können.
- Rechnungsformate festlegen: Prüfen, welche Formate für die eigenen Geschäftsabläufe und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern geeignet sind.
- Archivierung anpassen: Die ordnungsgemäße und unveränderte Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten gewährleisten.
- Mitarbeitende vorbereiten: Zuständigkeiten festlegen und die Buchhaltung mit den neuen Anforderungen vertraut machen.
Praxistipp der Kanzlei
Unternehmen sollten die Umstellung nicht allein als technische Anpassung der Rechnungssoftware betrachten. Entscheidend ist, dass die gesamten Abläufe von der Rechnungserstellung über den Versand bis zur Archivierung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Es empfiehlt sich daher, die Verarbeitung einer E-Rechnung bereits vor Beginn der Ausstellungspflicht vollständig zu testen. So können technische Fehler, fehlende Pflichtangaben oder Schwierigkeiten beim Datenaustausch frühzeitig erkannt werden.
Auch Unternehmen, die aufgrund ihres Umsatzes erst ab 2028 zur Ausstellung verpflichtet werden, können von einer früheren Umstellung profitieren. Automatisierte Rechnungsprozesse können den Verwaltungsaufwand reduzieren und Fehler bei der manuellen Datenerfassung vermeiden.
Wann rechtlicher Rat sinnvoll ist
Rechtliche Beratung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Unsicherheiten hinsichtlich der Ausstellungspflicht, gesetzlicher Ausnahmen oder der Einhaltung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen bestehen.
Auch bei der Anpassung bestehender Vertrags- und Abrechnungsprozesse sowie bei Fragen zur ordnungsgemäßen Archivierung kann eine rechtliche Prüfung erforderlich sein.
Fehlerhafte Rechnungen können insbesondere Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers haben und zu Beanstandungen im Rahmen steuerlicher Prüfungen führen.
