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Transaktionsmatrix nach § 90 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 Abgabenordnung (AO) – Neue Pflicht zur Vorlage bei einer Betriebsprüfung

KPR Rechtsanwälte — Fri, 24 Apr 2026 07:45:29 +0000

Transaktionsmatrix nach § 90 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 Abgabenordnung (AO) – Neue Pflicht zur Vorlage bei einer Betriebsprüfung

Steuerrecht

24. April 2026
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Remote-Work aus dem Ausland

Die zunehmende Internationalisierung der Arbeitswelt führt dazu, dass Arbeitsverhältnisse immer häufiger grenzüberschreitende Bezüge aufweisen. Insbesondere durch Remote Work verschwimmen die klassischen Grenzen des Arbeitsortes. Damit rückt eine zentrale arbeitsrechtliche Fragestellung

Scheinselbständigkeit bei IT-Unternehmen

Die Nachfrage nach „IT auf Abruf“ wächst stetig. Viele Unternehmen arbeiten deshalb mit Freelancern oder externen IT‑Spezialisten zusammen. Auf den ersten Blick scheint das rechtlich unproblematisch zu sein: Der Freelancer

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Remote-Work aus dem Ausland

KPR Rechtsanwälte — Mon, 13 Apr 2026 07:50:12 +0000

Damit rückt eine zentrale arbeitsrechtliche Fragestellung in den Fokus: Welches Recht findet Anwendung, wenn ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit ganz oder teilweise ins Ausland verlagert?

Die Beantwortung dieser Frage ist für Unternehmen von erheblicher Bedeutung, da sie maßgeblich über Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis und über potentiell auch erhebliche Kosten- und Haftungsrisiken entscheidet.

Was ist drin für mich als Unternehmer?

Grenzüberschreitende Arbeitsmodelle sind mehr als nur ein Trend – sie können ein echter Wettbewerbsvorteil sein:

Stärkere Mitarbeiterbindung durch flexible Arbeitsmöglichkeiten
Attraktivität als moderner Arbeitgeber im Wettbewerb um Fachkräfte
Größere Auswahl an qualifizierten Fachkräften durch standortunabhängige Rekrutierung
Höhere Motivation und Produktivität durch individuelle Arbeitsmodelle

Diese Vorteile lassen sich nur nutzen, wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen stimmen, andernfalls birgt dieses Modell erhebliche Risken.

Kurz erklärt: worum geht es rechtlich?

Die zentrale Grundlage ist die Rom I-Verordnung. Diese bestimmt bei grenzüberschreitenden Arbeitsverträgen innerhalb der EU, welches nationale Recht anwendbar ist. Rechtswahl ist möglich (Rom l-VO, Art.3). Arbeitgeber und Arbeitnehmer können im Arbeitsvertrag grundsätzlich ein Recht wählen (z. B. deutsches Recht).

Dennoch bleiben Schutzvorschriften bestehen (Rom l-VO, Art. 8). Die Rechtswahl darf nicht dazu führen, dass der Arbeitnehmer den Schutz zwingender Vorschriften des Staates verliert, in dem er gewöhnlich arbeitet. Dazu zählen insbesondere Regelungen zu Mindestlohn, Arbeitszeit, Urlaub oder Kündigungsschutz. In der Praxis bedeutet das, dass selbst bei wirksamer Rechtswahl zusätzlich zwingende arbeitsrechtliche Vorschriften des Tätigkeitsstaates eingreifen können.

Ohne Rechtswahl gilt: Das Arbeitsrecht richtet sich grundsätzlich nach dem Staat, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit gewöhnlich ausübt. Entscheidend ist damit der tatsächliche Arbeitsort und nicht der Sitz des Unternehmens oder der Ort des Vertragsschlusses. Kann kein eindeutiger gewöhnlicher Arbeitsort bestimmt werden, gilt hilfsweise das Recht des Staates, in dem sich die Niederlassung befindet, die den Arbeitnehmer eingestellt hat. In besonderen Fällen kann auch ein anderes Recht maßgeblich sein, unter der Voraussetzung, dass das Arbeitsverhältnis insgesamt ein engeres Verhältnis zu einem anderen Staat aufweist.

Praxisbeispiel

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen gestattet einem Arbeitnehmer, seine Tätigkeit dauerhaft im Homeoffice von Italien aus zu erbringen. Der Arbeitsvertrag enthält eine Rechtswahl zugunsten deutschen Rechts, eine weitergehende Prüfung der anwendbaren Vorschriften erfolgt nicht. Nach zwei Jahren kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis ordentlich unter Einhaltung der nach deutschem Recht maßgeblichen Kündigungsfrist, ohne besondere Begründung. Im anschließenden Verfahren stellt sich heraus, dass auf das Arbeitsverhältnis zusätzlich zwingende arbeitnehmerschützende Vorschriften des italienischen Rechts Anwendung finden. Diese sehen insbesondere strengere Anforderungen an die Wirksamkeit einer Kündigung vor.

Die Kündigung erweist sich folglich als unwirksam oder löst weitergehende Ansprüche, insbesondere Abfindungsansprüche zugunsten des Arbeitsnehmers, nach italienischem Recht aus.

Typische Irrtümer im Unternehmen

In der Praxis treten immer wieder dieselben Fehlannahmen auf:

Fehleinschätzung der Reichweite der Rechtswahl: Dass im Vertrag bspw. deutsches Recht vereinbart ist, bedeutet nicht automatisch, dass ausschließlich deutsches Recht gilt. Zwingende Vorschriften des Tätigkeitsstaats können trotzdem greifen.
Sozialversicherung: Ob vom deutschen System abgewichen werden kann, richtet sich danach, ob EU-Regelungen oder bilaterale Sozialversicherungsabkommen entscheidend sind. Ohne entsprechende Prüfung drohen Doppelbeiträge und Verstöße gegen formale Pflichten (z.B. A1- Bescheinigung).

Unterschätzen von kurzfristigen Tätigkeiten im Ausland: Auch „Workation“ oder vorübergehende Einsätze im Ausland können rechtlich relevant sein, insbesondere wenn sich eine Regelmäßigkeit feststellen lässt.
Fehlannahme einer einheitlichen Rechtsordnung: In der Praxis finden häufig mehrere Rechtsordnungen gleichzeitig Anwendung. Grundsätzlich profitiert der Arbeitnehmer von der für ihn vorteilhafteren Regelung.

Was sollten Unternehmen konkret tun?

Unternehmen sollten grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse aktiv steuern:

Arbeitsort klar definieren und dokumentieren
Rechtswahlklauseln sorgfältig und ggf. mit anwaltlicher Unterstützung formulieren
Zwingende Vorschriften des Tätigkeitsstaats im Voraus prüfen
Remote-Work-Regelungen vertraglich absichern
Aufenthaltsdauer und Tätigkeitsumfang überwachen

Best Practice

Verlassen Sie sich nicht allein auf die Rechtswahl im Vertrag.

In der Praxis kommt es regelmäßig zu einer „Überlagerung“ mehrerer Rechtsordnungen. Entscheidend ist daher nicht nur, welches Recht vereinbart wurde, sondern wo der Mitarbeiter tatsächlich „gewöhnlich“ arbeitet.

Eine frühzeitige rechtliche Prüfung spart hier erheblichen Aufwand und vermeidet spätere Konflikte, sowie nicht unerhebliche Kosten.

Wann rechtlicher Rat sinnvoll ist

Eine rechtliche Prüfung ist insbesondere ratsam bei:

dauerhafter oder regelmäßiger Tätigkeit im Ausland
Remote Work aus einem anderen Staat
Entsendungen von mehr als wenigen Wochen
leitenden Angestellten Führungspositionen
geplanten Kündigungen im internationalen Raum

Fehler werden oft erst im Streitfall, wenn es bereits „zu spät“ ist, sichtbar – dann aber häufig mit erheblichen rechtlichen und finanziellen Folgen.

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Scheinselbständigkeit bei IT-Unternehmen

RA Marius König — Fri, 10 Apr 2026 13:05:32 +0000

In der Praxis kann diese Zusammenarbeit jedoch erhebliche Risiken bergen. Immer häufiger geraten die Vertragsverhältnisse zwischen IT-Unternehmen und angeblich selbstständigen Freelancern bei Prüfungen der Deutsche Rentenversicherung und andere Behörden ins Visier. Dabei wird überprüft, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt oder faktisch ein verdecktes Arbeitsverhältnis (Scheinselbsständigkeit) besteht. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, kann dies für Unternehmen und Freelancer erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben.

Was ist drin für mich als Unternehmer?

In diesem Beitrag erfahren Sie:

wann ein IT‑Freelancer rechtlich als Arbeitnehmer gelten kann
welche Kriterien bei der Prüfung einer Scheinselbstständigkeit entscheidend sind
welche typischen Irrtümer Unternehmen teuer zu stehen kommen können
wie Sie Ihre Zusammenarbeit mit Freelancern rechtssicher gestalten können

Kurz erklärt: Wann liegt Scheinselbstständigkeit vor?

Ob eine Person selbstständig oder als Arbeitnehmer tätig ist, beurteilen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht anhand denselben zwei Kernkriterien:

1. Ist die Person in die Organisation des Unternehmens eingebunden

2. Wer bestimmt Zeit, Ort und Art der Tätigkeit (Weisungsrecht)?

Die Einordnung erfolgt jedoch nicht anhand einzelner Kriterien, sondern immer im Rahmen einer Gesamtbetrachtung aller Umstände. Entscheidend ist nicht was die Parteien vertraglich vereinbart haben, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Die Rechtsprechung hat dabei bestimmte Indizien und Merkmale zur Frage zur Einordnung eines Vertragsverhältnisses herausgearbeitet. Typische Merkmale, die auf Scheinselbstständigkeit hindeuten:

Eingliederung in die Betriebsorganisation des Auftraggebers (z. B. feste Arbeitszeiten, Nutzung betrieblicher Räume oder IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des Auftraggebers) Gib hier deine Überschrift ein
Weisungsgebundenheit hinsichtlich Zeit, Ort und Art der Tätigkeit
Kein eigenes unternehmerisches Risiko, etwa durch festes Honorar unabhängig vom Ergebnis
Regelmäßige Kontroll- oder Berichtspflichten sowie Teilnahme an internen Meetings
Tätigkeit ausschließlich oder überwiegend für einen einzigen Auftraggeber
Keine eigene Betriebsstätte oder Betriebsmittel
Kein eigenständiger Marktauftritt gegenüber Dritten
Wettbewerbsverbote oder vertragliche Einschränkungen beim Einsatz von Subunternehmern

Praxisbeispiel

Ein IT‑Freelancer arbeitet seit zwei Jahren ausschließlich für ein Softwareunternehmen. Er erhält eine monatliche Pauschalvergütung, nutzt die Büroräume und Geräte des Unternehmens und nimmt regelmäßig an internen Meetings teil. Zudem darf er laut Vertrag nicht für Konkurrenzunternehmen tätig werden.

Obwohl der Vertrag als „freie Mitarbeit“ bezeichnet ist, entspricht die tatsächliche Zusammenarbeit weitgehend der eines angestellten Mitarbeiters. In einer solchen Konstellation spricht vieles dafür, dass eine Scheinselbstständigkeit vorliegt.

Typische Irrtümer im Unternehmen

In der Praxis begegnen wir immer wieder denselben Irrtümern, die im Ernstfall teuer werden können:

Irrtum 1: „Wir haben doch einen Dienstleistungsvertrag.“

Die bloße Bezeichnung eines Vertrags als „Freelancer-Vertrag“ oder „Dienstleistungsvertrag“ ist rechtlich unerheblich. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit im Alltag tatsächlich gelebt wird.

Irrtum 2: „Ich habe ein Gewerbe angemeldet und stelle Rechnungen mit Umsatzsteuer.“

Auch Gewerbeanmeldung und Rechnungsstellung belegen für sich genommen keine Selbstständigkeit. Diese Faktoren können zwar berücksichtigt werden, sind aber allein nicht ausschlaggebend.

Irrtum 3: „Das Finanzamt hat nie etwas beanstandet.“

Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilungen erfolgen unabhängig voneinander. Eine unauffällige Betriebsprüfung des zuständigen Finanzamtes bedeutet nicht, dass die Sozialversicherungsträger das Auftragsverhältnis nicht anders beurteilen.

Irrtum 4: „Das betrifft nur den Freelancer.“

Auftraggeber haften als Gesamtschuldner für rückständige Sozialversicherungsbeiträge. In der Praxis trägt regelmäßig der Auftraggeber die Gesamtlast, wenn Beiträge schuldhaft nicht abgeführt wurden.

Welche Risiken drohen Unternehmen? Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen für mehrere Jahre, Säumniszuschläge von bis zu 12 % des rückständigen Betrags pro Jahr sowie Bußgelder und sogar strafrechtliche Konsequenzen und arbeitsrechtliche Ansprüche des vermeintlichen Freelancers als Arbeitnehmer

Was sollten Unternehmen konkret tun?

Unternehmen sollten insbesondere folgende Punkte beachten:

Verträge so gestalten, dass Auftragnehmer weitgehende Freiheiten hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort und Durchführung ihrer Tätigkeit haben – Freiheiten, die vergleichbare Arbeitnehmer typischerweise nicht besitzen.
Eine feste organisatorische Eingliederung in betriebliche Abläufe vermeiden.
Selbstständige müssen ein eigenes unternehmerisches Risiko tragen und sollten für mehrere Auftraggeber tätig sein.
Anstoßen eines Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund, um frühzeitig Rechtssicherheit zu schaffen.

Best Practice

Viele Risiken entstehen nicht durch den Vertragsinhalt selbst, sondern durch die tatsächliche Zusammenarbeit im Alltag. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig überprüfen, ob Freelancer faktisch wie Mitarbeiter eingesetzt werden. Das freiwillige Statusfeststellungsverfahren kann von Auftragnehmern und Auftraggebern gemeinsam oder einzeln beantragt werden. Es bietet beiden Seiten die Möglichkeit, frühzeitig verbindliche Rechtssicherheit zu erhalten – idealerweise vor Beginn der Zusammenarbeit.

Fazit

Die Scheinselbstständigkeit gehört zu den meistunterschätzten Risiken bei der Zusammenarbeit mit IT‑Freelancern. Verschärft wird dies zudem durch die neueste Rechtsprechung des Bundessozialgerichts, wonach selbst durch Vorschaltung einer Kapitalgesellschaft der Gesellschafter-Geschäftsführer bei höchstpersönlicher Leistungserbringung als Arbeitnehmer behandelt werden kann. Grundsätzlich kann daher nahezu jeder Auftragnehmer in den Fokus einer entsprechenden Prüfung geraten.

Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihre Vertragsgestaltung und die tatsächliche Zusammenarbeit rechtlich tragfähig sind.

Wann rechtlicher Rat sinnvoll ist

Eine rechtliche Prüfung empfiehlt sich insbesondere,

wenn Freelancer langfristig in Projekte eingebunden werden sollen,
wenn Freelancer stärker in das unternehmensseitige Team eingebunden werden soll oder wenn Arbeitsabläufe durch den Freelancer berücksichtigt werden müssen,
wenn Freelancer überwiegend für ein Unternehmen tätig sind und dies fast die gesamte persönliche Arbeitsleistung erfordert,
wenn bereits begründete Zweifel an der rechtlichen Einordnung bestehen
oder wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wurde und zu befürchten ist, dass ein Vertragsverhältnis als Scheinselbstständigkeit angesehen werden könnte – in diesem Fall kann eine Abwehrberatung sinnvoll sein.

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